La gestion des notes de frais est une tâche essentielle mais souvent complexe pour les entreprises et leurs salariés. Elle exige de la rigueur pour garantir le remboursement des dépenses engagées, tout en respectant les règles légales et fiscales. Une gestion optimisée permet non seulement d’assurer la conformité, mais aussi de gagner en efficacité et de maîtriser les coûts.
Note de frais : le guide complet
Les notes de frais en résumé :
- Une note de frais est un document créé par le salarié pour solliciter le remboursement des dépenses professionnelles qu’il a avancées personnellement, pour le compte de son entreprise.
- Elle recense exclusivement les frais engagés dans l’intérêt direct de l’entreprise, tels que les déplacements, les repas d’affaires ou l’hébergement, sous des conditions strictes de validation.
- Chaque dépense déclarée doit impérativement être accompagnée de justificatifs originaux et conformes (factures, tickets de caisse), éléments cruciaux pour la traçabilité et la conformité.
- Ce processus assure la conformité légale et fiscale, la maîtrise des coûts, la récupération potentielle de la TVA et une transparence accrue des dépenses professionnelles.
- L’intégration d’un logiciel de comptabilité dédié à la gestion des notes de frais est un atout majeur pour les entreprises. Cet outil permet d’automatiser le traitement des dépenses, de gagner du temps et de réduire les erreurs manuelles.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document qu’un salarié établit pour obtenir le remboursement des dépenses professionnelles avancées avec ses fonds personnels. Ces dépenses doivent avoir été engagées dans l’intérêt de l’entreprise au cours d’une mission. Ce document, accompagné de ses justificatifs, est ensuite soumis à l’employeur pour validation et remboursement. Il joue un rôle crucial en assurant la traçabilité des dépenses et en permettant à l’entreprise de récupérer la TVA lorsque cela est possible. Pour être valide, une dépense doit être proportionnée et raisonnable.
Comment faire une note de frais : étapes détaillées
La création et le traitement d’une note de frais suivent un processus structuré pour garantir la conformité et l’efficacité du remboursement.
Collecte des justificatifs
Chaque dépense doit être prouvée par un justificatif. Qu’il soit au format papier ou numérique, le justificatif est indispensable. Il peut s’agir d’une facture de restaurant, d’un billet de train ou d’un reçu de péage. Pour être accepté, ce document doit mentionner clairement le nom du fournisseur, la date de la dépense, sa nature et le montant total, en distinguant le montant HT, la TVA et le montant TTC.
Remplissage de la note de frais
Le salarié doit remplir un formulaire, papier ou digital, avec les informations suivantes pour chaque dépense :
- La date de la dépense.
- La nature précise de la dépense (repas, hébergement, déplacement).
- Le montant de la dépense.
- Le montant de la TVA, si applicable.
Pour certaines dépenses spécifiques, des détails supplémentaires sont requis :
- Frais de repas : Si des invités sont présents (clients, partenaires), il faut préciser leur nom, leur fonction et le nom de leur entreprise.
- Indemnités kilométriques : Il est nécessaire d’indiquer le motif du déplacement, le lieu de la mission, la distance parcourue et la puissance fiscale du véhicule personnel utilisé.
Soumission et validation
Une fois complétée et accompagnée des justificatifs, la note de frais est soumise au manager ou au service compétent pour validation. Le valideur vérifie que les dépenses sont conformes à la politique de l’entreprise et qu’elles ont bien été engagées dans un but professionnel.
Suivi et remboursement
Après validation, la note est transmise au service comptable pour traitement et remboursement. Légalement, l’employeur dispose d’un délai de 5 ans pour rembourser une note de frais. Cependant, en pratique, le remboursement est généralement effectué à la fin du mois de soumission. Le remboursement est souvent exonéré de cotisations sociales s’il respecte les plafonds fixés par l’URSSAF.
Reprenez le contrôle sur les notes de frais grâce à l’automatisation ! Gagnez du temps et éviter les erreurs avec l’intégration d’un logiciel de comptabilité pour vos notes de frais.
Types de frais remboursables et plafonds 2026
Les dépenses professionnelles remboursables sont variées. Voici les principales catégories et leurs spécificités.
Frais de déplacement
Ces frais couvrent les dépenses engagées par un salarié pour se rendre sur un lieu de mission. Ils incluent :
- Les titres de transport : Billets de train, d’avion, de bateau ou de bus.
- Les frais de véhicule : Il peut s’agir de frais de location, de carburant, de péage ou de stationnement. Si le salarié utilise son véhicule personnel, il peut bénéficier d’indemnités kilométriques. Le remboursement se fait alors sur la base d’un forfait calculé selon le barème des indemnités kilométriques publié chaque année par l’administration fiscale.
Frais de repas
Les frais de repas engagés par un salarié en déplacement ou lors d’un repas d’affaires avec un client sont remboursables. Il est impératif de fournir la facture du restaurant. En 2024, les plafonds d’exonération pour les indemnités forfaitaires sont par exemple de :
- 21,10 € si le salarié est contraint de prendre son repas au restaurant.
- 10,30 € s’il mange en dehors des locaux de l’entreprise.
Frais d’hébergement
Lorsqu’un salarié est en déplacement professionnel à plus de 50 km de son domicile et que le trajet en transports en commun dépasse 1h30, ses frais d’hébergement (hôtel, par exemple) peuvent être remboursés par l’entreprise. Une facture détaillée mentionnant le nombre de nuitées est exigée.
Frais liés au télétravail
Bien que moins courant, dans le cadre du télétravail, l’entreprise peut participer aux frais engagés par le salarié pour l’exercice de ses fonctions à domicile. Ces frais peuvent inclure :
- Indemnité forfaitaire : Une somme fixe mensuelle peut être versée pour couvrir les dépenses générales liées au télétravail, telles que l’électricité, le chauffage, ou l’utilisation d’équipements personnels.
- Frais réels : Sur présentation de justificatifs, l’employeur peut rembourser certains frais spécifiques, comme l’achat de matériel informatique, de mobilier de bureau ou l’installation d’une connexion Internet dédiée.
Ces indemnités ou remboursements doivent respecter les plafonds légaux définis, et toute dépense remboursée nécessite des justificatifs clairs et détaillés.
Remboursement et TVA : ce qu’il faut savoir
La gestion de la TVA sur les notes de frais est un enjeu financier important pour l’entreprise.
Récupération de la TVA
Pour pouvoir récupérer la TVA sur les dépenses engagées, l’entreprise doit posséder des justificatifs mentionnant distinctement :
- Le montant hors taxes (HT).
- Le taux de TVA applicable.
- Le montant de la TVA.
- Le montant toutes taxes comprises (TTC).
La récupération de la TVA n’est pas possible sur toutes les dépenses. Par exemple, la TVA n’est généralement pas déductible sur les frais de transport de personnes (train, avion), ni sur les frais d’hébergement. En revanche, elle est récupérable sur les frais de péage et de stationnement (dans des parkings réservés aux clients ou au personnel), ainsi que sur les frais de repas professionnels. La TVA sur les carburants est également récupérable, avec des taux variant selon le type de véhicule (de tourisme ou utilitaire) et le carburant.
Comptabilisation des remboursements
Les notes de frais sont enregistrées dans le journal des achats. L’écriture comptable type consiste à débiter les comptes de charges correspondants (par exemple, le compte 6251 pour les voyages et déplacements) et le compte de TVA déductible (44566), puis à créditer le compte du salarié (467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs ») du montant total à rembourser.
Solutions de gestion des notes de frais
La gestion manuelle des notes de frais présente des défis significatifs pour les entreprises : coûts supplémentaires liés aux erreurs, impact sur la trésorerie lié à des retards de traitement, insatisfaction des collaborateurs ou risques de fraude accrus. Les problématiques sont nombreuses et peuvent donc mobiliser des ressources précieuses tout en nuisant à l’exactitude financière de votre société.
Afin de moderniser cette procédure et d’assurer une gestion optimisée, l’intégration d’une solution de comptabilité spécialisée dans la gestion des notes de frais est fortement recommandée. Cet outil permet de sécuriser et de simplifier la gestion de vos dépenses professionnelles.
Les avantages d’un logiciel de gestion des notes de frais sont nombreux :
Simplification
Grâce à la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères), les données des justificatifs sont extraites automatiquement. Le salarié n’a qu’à prendre une photo de son reçu pour que la dépense soit créée.
Réduction des erreurs
L’automatisation limite les erreurs de saisie manuelle et garantit l’application des règles de l’entreprise (plafonds, etc.).
Gain de temps
Les processus de soumission, de validation et de comptabilisation sont fluidifiés, ce qui accélère les remboursements et libère du temps pour le DAF, les managers et les salariés.
Contrôle renforcé
Les logiciels permettent de détecter plus facilement les doublons et les tentatives de fraude, assurant ainsi une meilleure maîtrise des dépenses.
Conformité assurée
Les justificatifs sont archivés numériquement à valeur probante, garantissant leur conformité en cas de contrôle de l’URSSAF.
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Optimisez la gestion des notes de frais pour une meilleure performance
En conclusion, une gestion rigoureuse et optimisée des notes de frais est essentielle pour la santé financière et administrative de toute entreprise. De la collecte des justificatifs au remboursement des salariés, en passant par la gestion de la TVA et le respect des plafonds de l’URSSAF, chaque étape requiert précision et conformité.
L’adoption d’un logiciel de gestion dédié transforme ce processus souvent perçu comme une tâche sans valeur ajoutée en un levier d’efficacité, de contrôle et de satisfaction pour l’ensemble des collaborateurs.
Et si vous gagniez en sérénité ?
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