Vous avez une majorité de réponses C à notre Quiz ? C’est que vous souhaitez optimiser vos pratiques comptables.
Cet article vous donne quelques pistes pour gagner en efficacité grâce à l’automatisation.
L’automatisation des processus comptables progresse dans bon nombre d’entreprises, et vous êtes peut-être déjà bien avancé dans cette démarche. Des tâches comme la saisie comptable ou les relances clients ont pu être déléguées à des outils numériques, vous permettant de gagner en efficacité.
Mais une question revient souvent à ce stade : comment continuer à automatiser sans perdre en clarté, ni rendre les choses plus lourdes à gérer ?
Si la digitalisation vise à améliorer le quotidien des équipes, elle ne doit pas pour autant complexifier l’environnement de travail. L’idée n’est pas d’ajouter une couche supplémentaire de paramétrage ou de multiplier les outils, mais au contraire de simplifier les processus, d’harmoniser les pratiques, et de garder la main sur ce qui compte vraiment.
Dans cet article, nous vous proposons quelques pistes concrètes pour faire évoluer vos pratiques, en tirant le meilleur de l’automatisation tout en gardant le contrôle.
L’utilisation d’un logiciel de gestion comptable est déjà un premier pas vers l’automatisation. Mais pour aller plus loin, il n’est pas nécessaire de tout repenser. La plupart des logiciels proposent des fonctionnalités avancées qui restent souvent sous-utilisées, par manque de temps ou de visibilité sur ce qu’il est possible de faire.
Certaines tâches peuvent pourtant être automatisées très simplement, comme l’envoi des relances clients à des dates définies, le classement automatique des pièces comptables ou la génération récurrente de tableaux de bord ou de reportings.
Ces fonctionnalités peuvent être activées progressivement par un petit périmètre afin de tester leur efficacité sans bouleverser l’existant.
L’objectif n’est pas d’automatiser tout, tout de suite, mais de trouver le bon rythme, en fonction des besoins et des priorités.
Automatiser ne veut pas dire tout déshumaniser. Il s’agit surtout de se débarrasser des tâches récurrentes et chronophages, pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur.
Voici quelques exemples de fonctionnalités à fort impact :
· L’intégration bancaire : les flux bancaires se synchronisent automatiquement avec votre logiciel, les écritures sont pré-catégorisées, et les rapprochements bancaires sont simplifiés.
· La gestion des notes de frais : certains outils permettent aux collaborateurs de déposer leurs justificatifs directement depuis leur mobile, avec reconnaissance automatique des montants, des dates et des TVA.
· Les workflows de validation : au lieu d’échanger par mail, les circuits d’approbation peuvent être paramétrés pour fluidifier la validation des factures ou des paiements.
L’objectif est de gagner du temps sans bouleverser vos habitudes, en intégrant petit à petit des automatisations pertinentes dans votre quotidien.
En procédant par étape, vous conservez vos repères tout en améliorant progressivement l’efficacité de votre gestion comptable.
L’un des freins fréquents à l’automatisation est la peur de perdre le fil, de ne plus maîtriser les actions effectuées automatiquement. Pourtant, bien paramétrée, l’automatisation permet justement de sécuriser les processus.
Par exemple :
· Un rappel automatique ne partira que si une facture est réellement échue,
· Une alerte peut être déclenchée si un seuil est dépassé,
· Des règles de validation peuvent bloquer certains paiements en attente d’approbation.
Vous restez pleinement décisionnaire de vos processus, tout en vous libérant de vos nombreuses tâches chronophages et répétitives.
En vous affranchissant de cette micro-gestion, vous pouvez vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée comme le pilotage stratégique, l’analyse, l’anticipation et la prise de décision, plutôt que sur l’exécution manuelle.
Ce n’est donc pas une perte de contrôle, mais bien une manière d’en reprendre davantage.
Chaque entreprise a ses spécificités : son volume d’activité, ses équipes, son organisation interne. Il est donc essentiel de prendre un peu de recul avant d’aller plus loin.
Voici quelques questions à se poser pour évaluer la pertinence des évolutions envisagées :
· Quelles sont les tâches qui vous prennent encore du temps chaque semaine ?
· Quelles erreurs ou oublis reviennent régulièrement ?
· Quelles actions pourraient être systématisées ou conditionnées ?
L’objectif est de faire des choix cohérents, en phase avec vos besoins réels et votre organisation. Il ne s’agit pas d’adopter une nouvelle fonctionnalité parce qu’elle est disponible, mais parce qu’elle apporte une réelle valeur ajoutée.
Faire évoluer ses pratiques comptables peut sembler complexe, mais avec un accompagnement adapté, cette transition devient une opportunité de simplification et d’efficacité.
En tant qu’intégrateur de logiciel de gestion depuis plus de 20 ans, Naviso vous accompagne dans l’activation des fonctionnalités avancées de vos outils comptables.
Plutôt que de chambouler vos habitudes, nous vous aidons à identifier les leviers pour améliorer votre quotidien, en automatisant les tâches répétitives et en simplifiant la gestion de vos processus.
Avec l’accompagnement de Naviso, vous bénéficiez de conseils d’experts pour déployer des solutions adaptées et ajustées, vous permettant ainsi de libérer du temps pour vos équipes, tout en conservant une maîtrise totale de vos processus.
Nous vous aidons à tirer le meilleur parti de vos outils de gestion comptable, en activant progressivement les fonctionnalités qui feront vraiment la différence.