Vous avez une majorité de réponses A à notre Quiz ? C’est que vous n’avez pas encore automatisé vos pratiques comptables.
Cet article vous donne quelques pistes pour gagner en efficacité grâce à l’automatisation.
Vous vous rendez compte que vos processus comptables sont encore largement manuels ? Un constat encore partagé par de nombreuses entreprises (quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité)
Vos tableaux Excel se rallongent, vos documents papier s’empilent, vos saisies manuelles sont fastidieuses… Ces méthodes, qui, à l’époque faisaient leurs preuves, montrent aujourd’hui leurs limites dans un monde où le numérique s’impose.
Et si cette prise de conscience était justement l’opportunité de faire évoluer vos pratiques ? Automatiser certains aspects de votre gestion comptable peut vous permettre de gagner en fiabilité, en rapidité et en sérénité.
Voici quelques pistes pour mieux comprendre les enjeux et identifier des premières actions simples à mettre en place.
Si les outils comme Excel ont longtemps été des alliés dans votre gestion comptable, ils montrent aujourd’hui leurs limites. Une gestion comptable manuelle peut générer :
· Des erreurs humaines (saisies inexactes, oublis, doublons…),
· Des pertes de temps considérables, surtout en période de clôture,
· Un manque de visibilité en temps réel sur la santé financière de l’entreprise,
· Un manque de traçabilité sur l’origine d’une information ou l’identification de la modification d’un fichier partagé.
· Des difficultés de collaboration notamment quand plusieurs personnes interviennent sur les mêmes documents, ou en cas de télétravail.
· Des doublons ou pertes d’information par exemple lorsque les échanges se font par email ou via différents canaux non centralisés.
Ce manque de digitalisation peut devenir un véritable frein au développement de votre activité, surtout lorsque les volumes de données augmentent.
L’objectif de l’automatisation n’est pas de bouleverser votre quotidien, mais de vous faire gagner du temps et de sécuriser votre gestion comptable.
La digitalisation de vos processus permet par exemple de :
· Réduire les erreurs de saisie grâce à l’import automatique des données,
· Fiabiliser vos documents comptables (factures, journaux, bilans…),
· Accélérer les traitements, qu’il s’agisse de notes de frais, de règlements ou de la préparation des déclarations fiscales,
· Libérer du temps pour se concentrer sur l’analyse, la stratégie ou l’accompagnement client, si vous êtes en cabinet ou en lien avec un expert-comptable.
En confiant certaines tâches répétitives à des outils adaptés, vous optimisez considérablement votre gestion comptable. : vos échanges seront plus fluides, votre espace sera libéré pour vous concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Automatiser, c’est faire le choix d’une gestion plus sereine, plus structurée, et plus durable.
Certains outils permettent de récupérer automatiquement les données essentielles de vos factures (montants, dates, fournisseurs…) à partir de fichiers PDF ou de scans. Cela évite les ressaisies manuelles et limite les erreurs.
Il est possible de synchroniser automatiquement vos mouvements bancaires dans votre logiciel comptable. Cela facilite le rapprochement bancaire et vous permet de suivre plus facilement les encaissements et décaissements.
Organiser vos pièces comptables de façon centralisée et numérique. Cela simplifie l’accès aux documents, améliore leur conservation et permet de gagner du temps lors des recherches.
Certains outils comptables permettent une visualisation de base (trésorerie, échéances, dépenses) qui aident à garder une vue d’ensemble sur votre activité, sans avoir à manipuler plusieurs fichiers.
Pour limiter les envois multiples par email ou les oublis, certains espaces en ligne permettent de partager les documents comptables de manière sécurisée et organisée, en fonction du calendrier de votre expert-comptable.
Le plus important, c’est de démarrer par identifier ce qui vous fait perdre le plus de temps ou ce qui génère le plus d’erreurs.
Voici un plan d’action simple pour démarrer cette automatisation :
· Faites un état des lieux de vos processus actuels (qu’est-ce qui est manuel ? Qu’est-ce qui pourrait être amélioré ?),
· Priorisez les tâches répétitives qui vous prennent du temps (saisie des factures, pointage bancaire, relances clients…),
· Échangez avec Naviso : Nos experts vous orienteront en fonction de vos besoins vers des solutions adaptées à votre secteur et à votre taille,
L’objectif est de vous sentir accompagné à chaque étape, en gardant le contrôle sur vos outils et vos données pour vous apporter des solutions claires, progressives et adaptées à vos besoins, pour avancer à votre rythme.
Aujourd’hui, avec l’essor de la digitalisation au sein des entreprises, il est plus que jamais tant de passer à l’automatisation de vos processus comptables. Cette démarche vous permettra de gagner du temps, de limiter les erreurs et de mieux piloter votre activité au quotidien.
Chaque entreprise peut avancer à son rythme, en commençant par ce qui lui semble le plus pertinent.
Pour vous accompagner au mieux, les équipes Naviso sont à votre disposition pour faire le point sur vos pratiques et identifier des solutions simples et adaptées à vos processus.