Comment créer son tableau de suivi des règlements clients ?

Afin de suivre les paiements des factures clients, les entreprises se doivent d’assurer un contrôle régulier des encaissements en mettant en place un tableau de suivi des règlements.

Ce tableau aide à planifier des relances clients, à raccourcir les délais de paiements et à détecter les difficultés récurrentes chez un client nécessitant une action commerciale pour maintenir de bonnes relations.

Il y a plusieurs manières d’organiser un tableau de suivi des règlements selon votre secteur d’activité ou votre besoin, mais certaines données sont indispensables pour suivre le compte de votre client :

• le numéro de la facture et sa date ;
• le nom du client ;
• le montant à régler, toutes taxes comprises (TTC) ;
• le mode de règlement convenu ;
• la date d’échéance de la facture. (ou les dates en cas de multi échéances)
• le statut ( A payer, A relancer,…)

Il s’agit donc de lister vos factures clients avec ces principaux éléments auxquels vous pouvez ajouter un mode de relance (courrier ou téléphone) & la date correspondante.

Bien entendu, lorsqu’on évoque le suivi de données & la notion de liste, on pense au tableur Excel qui peut être performant et qui a l’avantage d’être simple et gratuit.

Vous pouvez donc utiliser un tableur et saisir manuellement les données indispensables à la gestion des comptes clients, afin de les suivre quotidiennement. Cela vous permet ainsi d’initier la démarche et les process de suivis et de relances qui en découlent.

Tout d’abord, selon le volume d’activité et les typologies de clients que vous avez, vous vous rendrez rapidement compte des limites d’un tableur. A chaque nouvelle facture, vous devrez recopier manuellement dans le tableau les informations de facturation utiles à votre suivi. Ce qui, selon le volume de factures mensuelles de votre entreprise, peut s’avérer très chronophage.

Ensuite, ce travail de saisie est une source d’erreur humaine importante : une date ou un montant mal saisis, une facture oubliée ou saisie en double…

Enfin, la collaboration et le partage d’un fichier dans un service peut devenir rapidement complexe à suivre : qui a modifié le fichier ?, quelles données ont été mises à jour ?, etc …

C’est pourquoi il est toujours plus efficace de suivre vos factures avec un logiciel de trésorerie ou de suivi de la facturation.

A travers les limites d’utilisation d’un tableur que nous avons vu précédemment , nous pouvons voir l’intérêt d’automatiser un tableau de suivi des règlements :

• Gain de temps: Eviter toutes resaisies d’informations
• Eviter les erreurs de saisie
• Avoir un tableau quotidiennement à jour
• Anticiper le travail de relance client
• Automatiser les tâches de relances et la mise à jour du tableau

C’est pourquoi il est toujours plus efficace de suivre vos factures avec un logiciel de trésorerie ou de suivi de la facturation.

Choisir un logiciel de facturation n’est pas chose facile.  Il devra répondre à votre besoin de suivi, vos spécificités de règlements mais aussi rester conforme aux obligations liées à la règlementation de la facture électronique (prochainement obligatoire pour les entreprises).

Pour choisir le bon logiciel, voici quelques questions à se poser :

• Est-ce que je souhaite un pilotage financier, un suivi de trésorerie ou simplement un suivi des règlements pour une réduction des délais ?
• Est-ce que ma solution pourra gérer et automatiser le suivi de mes relances ?
• A quelle fréquence je souhaite suivre mes règlements ?
• Quel impact a la gestion du poste client sur la trésorerie et les investissements dans l’entreprise ?
• Comment pourrait s’intégrer cet outil dans mon environnement ? export de données ? échanges Api ?

Assurer le suivi des paiements, anticiper les échéances et automatiser les relances sont autant d’actions essentielles pour renforcer la stabilité financière de l’entreprise. La bonne gestion des comptes clients favorisent des relations commerciales saines tant avec les clients qu’avec les fournisseurs.

Démarrer la mise en œuvre avec un tableur comme Excel est un premier pas vers cette rigueur de suivi. Cependant, en fonction de vos besoins, l’adoption d’une solution spécialisée dans la gestion de la facturation et du suivi des règlements deviendra rapidement nécessaire.

En tant qu’intégrateur Naviso vous accompagne dans le choix de votre solution.