L’enregistrement des factures fournisseurs constitue une de vos principales missions comptables. Si elle peut apparaître chronophage de prime abord, elle revêt pourtant un rôle stratégique pour votre entreprise. En plus de permettre une meilleure préparation des travaux de clôture, un bon rattachement de vos charges vous aide à analyser l’évolution de vos performances.
Dans cet article, on vous explique les enjeux et les principes de la comptabilisation des factures fournisseurs, tout en vous proposant des astuces pour vous faire gagner du temps dans ce travail.
Comment comptabiliser une facture fournisseur ?
Les factures fournisseur en résumé :
- Une facture fournisseur permet d’appeler le paiement d’une dette née d’un achat professionnel. Elle sert aussi de justificatif comptable et de preuve du montant de votre TVA récupérable.
- Le traitement d’une facture d’achat doit suivre plusieurs étapes incontournables : réception, contrôle, comptabilisation, mise en paiement et archivage.
- Votre logiciel ERP vous aide à automatiser la gestion de vos factures, grâce à des fonctionnalités telles que l’océrisation et l’enregistrement autonome.
- La durée de conservation minimale des factures fournisseurs est de 10 ans.
Qu’est-ce qu’une facture fournisseur ?
Les factures fournisseurs sont des documents incontournables de la vie d’une entreprise. Leur traitement doit être efficace pour ne pas générer de perte de temps, satisfaire à vos obligations légales et maintenir de bonnes relations avec vos partenaires commerciaux.
Factures fournisseurs : définition
Une facture fournisseur est un document établi à la suite d’un achat réalisé par un professionnel auprès d’une autre entreprise. Elle détaille les éléments acquis et crée une dette envers son émetteur, qui correspond au paiement des biens ou services vendus.
L’édition d’une facture est obligatoire pour toute transaction conclue entre deux professionnels. Elle doit être établie en deux exemplaires : l’un est conservé par le fournisseur, tandis que l’autre est transmis au client.
Les différents rôles de la facture fournisseurs
Une facture fournisseur joue plusieurs rôles pour l’entreprise qui la reçoit.
Elle fixe clairement le prix de la transaction.
Elle permet de programmer le règlement de la dette, en détaillant les modalités de paiement.
Elle constitue une pièce comptable, qui justifie l’enregistrement de l’achat dans le livre journal.
Elle constate la TVA déductible acquittée sur votre dépense, que vous pourrez récupérer sur votre prochaine déclaration.
Pour jouer pleinement ses différents rôles, la facture doit contenir un ensemble de mentions obligatoires. Elles incluent sa date d’émission, son numéro, les coordonnées de l’émetteur et du destinataire, le prix HT et TTC, les taux de TVA appliqués, etc.
Les types de factures fournisseurs
Si son rôle est toujours d’appeler au paiement d’une somme d’argent, une facture peut prendre plusieurs formes.
La facture d’acompte
Elle sollicite le règlement d’une partie du prix avant la livraison du bien ou la réalisation de la prestation.
La facture intermédiaire
Elle est établie lorsque la prestation est en cours de réalisation. Elle permet d’appeler le versement d’une fraction du prix, pour prendre en considération l’avancement des travaux.
La facture de solde
Elle sollicite le versement du prix restant à payer, une fois la vente finalisée. Le cas échéant, elle tient compte des acomptes et des règlements intermédiaires.
La facture d’avoir
Elle matérialise le fait que le fournisseur doit rembourser une partie d’une somme qu’il a déjà perçue à son client. Cette situation peut survenir dans le cas d’un retour de marchandises, ou à la suite de l’octroi d’un rabais.
La facture rectificative
Elle annule et remplace une facture initiale. Elle reprend les mêmes mentions, en corrigeant les erreurs qui figuraient sur la première version.
Déléguez la gestion des factures fournisseurs grâce à l’automatisation ! Gagnez du temps et éviter les erreurs avec l’intégration d’un logiciel de comptabilité pour vos factures fournisseurs.
Les étapes clés du traitement des factures fournisseurs
Le traitement de vos factures fournisseurs doit suivre une procédure précise, de leur réception jusqu’à leur classement. Vous vous assurez ainsi de leur correct enregistrement en comptabilité et du respect des délais de règlement fixés par le vendeur.
Étape 1 : Réception et contrôle de la facture
Vous recevez habituellement votre facture fournisseur quelques jours après la réalisation de la vente, par mail ou par courrier. Ne perdez pas de temps pour parcourir ce document et pour vous assurer que vous êtes d’accord avec ses conditions. Vous devez notamment vérifier :
- la désignation et la quantité des produits et services acquis ;
- leurs prix unitaires ;
- l’application des éventuelles remises négociées avec votre fournisseur.
Lorsque vous disposez d’un bon de commande ou d’un bon de livraison, il vous suffit de rapprocher les informations qui y figurent avec celles de votre facture.
Si cette première étape aboutit à la constatation d’un désaccord, n’attendez pas pour en faire part à votre partenaire commercial. Vous renforcerez ainsi vos chances d’éviter un conflit.
Étape 2 : Enregistrement comptable de la facture
Vous pouvez ensuite procéder à la comptabilisation de la facture reçue. L’enregistrement de vos achats doit suivre le schéma d’écritures présenté ci-dessous.
| Numéro de compte | Libellé du compte | Débit | Crédit |
| 60XX, 61XX ou 62XX | Achats ou services extérieurs | X | |
| 44566 | TVA déductible sur autres biens et services | X | |
| 401 | Dettes fournisseurs | X |
Grâce à cette écriture, vous enregistrez une charge, qui correspond au prix de votre achat hors taxes (HT). Vous constatez aussi une dette envers votre fournisseur pour le prix toutes taxes comprises (TTC). Elle sera plus tard éteinte par l’écriture de règlement de la facture. Enfin, la créance de TVA demeurera dans votre bilan jusqu’à l’établissement de votre prochaine déclaration de TVA.
Si vous tenez une comptabilité analytique, affectez immédiatement votre dépense à l’activité ou au projet adéquat. Vous pourrez ainsi suivre l’évolution de vos performances en temps réel.
Attention : Vous devez vous assurer du correct rattachement de la charge à l’exercice qu’elle concerne. Le cas échéant, vous pouvez être amené à enregistrer une charge constatée d’avance ou une facture à recevoir à la clôture.
Étape 3 : Planification du règlement
La date limite de règlement fait partie des mentions obligatoires d’une facture. En lisant ce document, vous pouvez ainsi identifier l’échéance de votre dette, et programmer son paiement en conséquence. Vous y trouvez également les coordonnées bancaires du vendeur, pour un règlement par virement ou par chèque.
En respectant les délais convenus, vous évitez de devoir régler des pénalités de retard, tout en maintenant de bonnes relations avec votre fournisseur.
Étape 4 : Classement de la facture
Une fois votre dette acquittée, il n’est pas question de vous débarrasser de votre facture ! Elle constitue un justificatif comptable, que la loi vous impose de conserver pendant 10 ans. Ce délai commence à courir au terme de l’exercice au cours duquel la charge a été constatée.
Privilégiez une solution d’archivage électronique, plus fiable et plus pratique. Vous devez adopter une méthodologie de classement qui vous permet de retrouver facilement vos factures, si elles vous sont demandées dans le cadre d’un contrôle fiscal, par exemple. Un système de numérotation des pièces comptables clair est incontournable.
Bien gérer ses factures fournisseurs : les erreurs fréquentes à éviter
Une bonne gestion des factures fournisseurs est primordiale pour l’entreprise, puisqu’elle permet :
- le respect des délais de paiement de vos dettes ;
- un suivi efficace de la TVA collectée ;
- une tenue comptable fiable et régulière.
Vous devez éviter les erreurs suivantes pour atteindre ces objectifs.
- Oublier une échéance du fait d’une absence de planification des paiements.
- Régler une même dette deux fois, à cause d’un mauvais suivi.
- Perdre une facture reçue, du fait de procédures de classement inefficaces. Vous pouvez toujours demander une nouvelle version à votre fournisseur, mais cela risque de porter atteinte à votre image professionnelle.
Notre astuce : Appliquez un visa sur vos factures lors de leur mise en paiement. Par la suite, vous pourrez ainsi connaître leur statut en un clin d’œil. Certaines solutions de dématérialisation automatisent cette méthode de suivi, pour une fiabilité renforcée.
Dématérialisation des factures fournisseurs : processus et avantages
La dématérialisation modifie profondément les processus de traitement des factures fournisseurs. Elle crée de nouveaux enjeux et des opportunités pour votre entreprise.
Le calendrier de la facturation électronique
La réforme de la facturation électronique (RFE) doit entrer en vigueur en septembre 2026. À partir de cette date, vous devrez utiliser une plateforme agréée, à même de réceptionner les factures de vos fournisseurs émises au format électronique.
Bon à savoir : Les « plateformes agréées » sont le nouveau nom donné par l’administration aux « plateformes de dématérialisation partenaires » (PDP).
L’obligation d’émettre des factures clients au format électronique s’appliquera à partir de septembre 2026 ou de septembre 2027, selon la taille de votre entreprise.
Cette loi apporte son lot de contraintes pour les professionnels, qui vont devoir adopter de nouveaux outils et adapter leurs procédures. Elle peut néanmoins être perçue comme une opportunité, notamment en ce qui concerne la gestion des factures fournisseurs.
Les avantages de la facturation électronique
Les factures vont adopter un formalisme encadré, qui facilitera la détection des mentions obligatoires par votre logiciel comptable. Grâce à des outils d’océrisation efficaces, la saisie automatique des achats deviendra la norme.
D’une manière générale, la dématérialisation favorise l’automatisation de vos tâches administratives. L’harmonisation des formats et l’utilisation de plateformes agréées renforcent aussi la sécurité des données échangées avec vos partenaires commerciaux.
Enfin, la facturation électronique doit permettre le préremplissage automatique des déclarations de TVA dans les prochaines années.
En vous dotant d’un logiciel ERP conforme dès maintenant, vous pouvez anticiper l’application de la réforme, tout en profitant de ses différents avantages sans attendre.
Outils et logiciels pour optimiser la gestion de votre facturation
Ces dernières années, différents progrès technologiques ont permis de faciliter le traitement des factures fournisseurs. Pour en profiter, vous devez simplement vous doter des bons outils !
Les fonctionnalités incontournables pour la saisie des factures fournisseurs
Un logiciel de comptabilité performant peut vous aider à gérer vos factures fournisseurs efficacement, tout en gagnant un temps précieux. Certaines fonctionnalités sont incontournables.
L’agrément pour la facturation électronique, qui devient obligatoire dès septembre 2026.
La détection des doublons de facturation.
Le rapprochement avec le bon de commande ou le bon de livraison, avec l’émission d’une alerte en cas d’écart.
Un outil de suivi du statut des factures, avec plusieurs stades (reçue, échue, payée, etc.).
L’archivage des pièces comptables sur un support sécurisé.
L’envoi d’un rappel lorsqu’une de vos dettes arrive à échéance.
L’océrisation (OCR), qui permet la lecture automatisée de vos factures. Votre logiciel peut ainsi y collecter les informations nécessaires à leur enregistrement.
L’intégration automatique des écritures d’achat dans vos journaux.
La synchronisation bancaire, qui permet le report automatique de vos encaissements et décaissements en comptabilité. L’enregistrement du règlement de vos achats s’effectue ainsi sans intervention humaine.
Étudiez l’ensemble des fonctionnalités offertes avant de choisir votre progiciel de comptabilité. Nos équipes sont disponibles pour vous aider à identifier la solution qui répond le mieux à vos besoins. Nous vous accompagnons ensuite dans son déploiement au sein de votre entreprise, pour assurer une transition en douceur.
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FAQ
Combien de temps doit-on conserver les factures fournisseurs ?
La loi prévoit une durée minimale de conservation des pièces comptables de 10 ans, à compter de la date de clôture de l’exercice. Elle s’applique notamment aux factures émises et reçues.
Quels sont les différents types de factures ?
La facture d’acompte, la facture intermédiaire et la facture de solde permettent d’exiger le paiement d’une somme d’argent respectivement avant, pendant et après la réalisation de la prestation ou de la vente. La facture d’avoir matérialise une créance du client sur son fournisseur. Enfin, la facture rectificative corrige une erreur sur un document déjà émis.
Comment contester une facture fournisseur ?
Pour contester une facture, agissez le plus tôt possible ! Faites part de votre désaccord de manière cordiale, afin de tenter de trouver une solution à l’amiable. Bien souvent, votre fournisseur est de bonne foi et voudra préserver votre relation commerciale.
Comment classer ses factures fournisseurs ?
L’archivage informatique est préconisé pour réduire le risque de perte de documents et assurer un accès rapide à vos pièces comptables. Vous devez adopter un système de numérotation qui vous permet de retrouver facilement vos factures.
Et si vous gagniez en sérénité ?
Faites de la gestion des factures fournisseurs une simple formalité en automatisant celles-ci grâce à un logiciel de comptabilité performant. Intégrateur de logiciel, Naviso vous accompagne dans le déploiement de votre logiciel de comptabilité pour vous aider à gagner du temps et éviter les erreurs.
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