La réforme de la facturation électronique va transformer la gestion des entreprises. À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être capables de recevoir des factures électroniques. Face à ce changement, une question se pose : quel format choisir ? L’administration fiscale a retenu trois options : UBL, CII et Factur-X. Retrouvez les spécificités propres à chaque format et lequel répond le mieux à vos besoins pour une transition efficace.
Les différents formats de factures électroniques
Résumé de la page en 4 points
- La réforme de la facture électronique 2026 s’appliquera à toutes les entreprises assujetties à la TVA en septembre 2026.
- 3 formats de facture électronique seront autorisés (UBL, CII, Factur-X) avec des avantages propres pour chacune d’elles.
- Pour choisir le bon format de facture électronique (Factur-X, UBL, CII), il est nécessaire d’étudier vos besoins, vos outils et vos partenaires.
- Pour mettre en place la facturation électronique, il est important de bien préparer son entreprise puis de choisir sa plateforme agréée avant d’adapter son organisation et de former les équipes.
Comprendre la réforme de la facture électronique 2026
Avant d’entrer dans le détail des formats, il est utile de rappeler le cadre réglementaire dans lequel s’inscrit cette réforme.
Les objectifs de la réforme
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L’article 91 de la loi de finances pour 2024 fixe le calendrier de déploiement de la réforme. Elle poursuit quatre objectifs principaux, tels que définis par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) :
- Lutter contre la fraude à la TVA, au bénéfice des entreprises de bonne foi ;
- Renforcer la compétitivité des entreprises françaises grâce aux gains de la dématérialisation ;
- Simplifier les obligations déclaratives en matière de TVA, grâce au pré-remplissage automatique des déclarations ;
- Améliorer la connaissance en temps réel de l’activité économique.
Pour comprendre la réforme de la facturation électronique dans son intégralité — objectifs, calendrier, obligations — retrouvez notre dossier dédié.
Quelles entreprises sont concernées ?
La réforme s’applique à toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille, leur forme juridique ou leur régime d’imposition. Les entreprises bénéficiant du régime de la franchise en base, les indépendants et les micro-entrepreneurs sont également concernés.
Deux niveaux d’obligations coexistent :
L’obligation de facturation électronique
(e-invoicing)
Elle porte sur l’ensemble des transactions B2B réalisées entre deux assujettis à la TVA établis en France.
L’obligation de e-reporting
Elle s’applique aux transactions B2C et aux ventes réalisées avec des clients établis à l’étranger.
Le calendrier de déploiement
| Nature de l’obligation | 1er Septembre 2026 | 1er Septembre 2027 |
| Réception de factures électroniques | Toutes les entreprises | / |
| Emission de factures électroniques | Grandes entreprises et ETI | PME et micro-entreprises |
À noter : une facture PDF ordinaire, ou tout document envoyé par e-mail sans données structurées intégrées, ne sera plus conforme à la réglementation après ces dates. Le passage à l’un des trois formats autorisés est une obligation, non une option.
Sanctions en cas de non-conformité
Les entreprises ne respectant pas ces obligations s’exposent à des amendes fixées à :
- 15 € par facture non conforme, plafonnés à 15 000 € par an ;
- 250 € par transmission manquante dans le cadre du e-reporting, avec le même plafond annuel.
L’administration a toutefois précisé qu’elle ne sanctionnera pas la première infraction constatée.
En résumé, s’équiper d’un outil adapté n’est pas une option, c’est la condition sine qua non pour continuer à facturer dès septembre 2026. Pour approfondir le calendrier et les obligations techniques, nous vous invitons à comprendre la réforme de la facturation électronique au travers de notre page dédiée.
Les 3 formats de facture électronique autorisés
Tous les formats de factures électroniques autorisés en France répondent à la norme européenne EN16931. Cette norme sémantique garantit l’interopérabilité entre toutes les plateformes de facturation à l’échelle européenne, ce qui signifie que vos factures peuvent être échangées avec vos partenaires commerciaux quel que soit le format qu’ils utilisent. Voici une présentation détaillée de chacun des trois formats.
Format Factur-X : le plus accessible pour les TPE/PME
Définition et structure technique
Factur-X est un format hybride, développé conjointement par la France et l’Allemagne. Il combine un fichier PDF/A-3 (lisible par tout utilisateur) et un fichier de données structurées au format XML (exploitable par les systèmes informatiques). Cette double structure constitue son principal atout : elle permet de conserver l’aspect visuel d’une facture traditionnelle tout en répondant aux exigences techniques de la facturation électronique.
Ce format correspond à la version française de la norme franco-allemande ZUGFeRD 2.4, ce qui facilite également les échanges avec des partenaires allemands.
Attention : un PDF classique, sans données XML intégrées, n’est pas un Factur-X. La structure XML doit être présente et synchronisée avec le contenu visible du PDF pour que la facture soit conforme.
Applications et contextes d’utilisation
Factur-X convient particulièrement aux entreprises qui :
- sont des TPE ou PME utilisant des logiciels de facturation générant déjà des PDF ;
- souhaitent une transition progressive et peu disruptive vers la facturation électronique ;
- n’ont pas d’ERP sophistiqué et cherchent un format simple à adopter.
Exemple concret : un cabinet de conseil ou un artisan qui émet quelques dizaines de factures par mois peut adopter Factur-X sans revoir en profondeur ses processus internes. Son logiciel de facturation génère un PDF enrichi de données XML, qu’il transmet ensuite à sa plateforme agréée.
Avantages
- Interopérabilité internationale : reconnu et utilisé dans de nombreux pays, notamment au sein de l’Union Européenne ;
- Automatisation avancée : la structure XML permet une intégration directe dans les ERP et systèmes de gestion comptable ;
- Richesse de données : ce format peut embarquer jusqu’à 2 000 champs de données, dont des numéros de bons de commande, des références de conteneurs ou d’autres informations commerciales spécifiques ;
- Conformité à la norme EN16931 : toutes les mentions obligatoires sont prises en charge.
Limites
- L’absence de fichier PDF rend la facture illisible sans logiciel spécialisé ;
- Le déploiement technique est plus complexe que pour Factur-X et nécessite un accompagnement qualifié.
Des question sur le format à choisir ? Besoin d’aide pour réussir le passage de la RFE ? Ne restez plus seul, demandez à un de nos experts de vous accompagner sur la RFE maintenant.
Format UBL : un standard international
Définition et structure technique
Le format UBL (Universal Business Language) est un fichier XML pur, développé par l’organisation OASIS et normalisé ISO/IEC 19845. Il constitue l’un des standards les plus répandus à l’échelle internationale pour la transmission de données de facturation.
Contrairement à Factur-X, ce format ne contient aucun document PDF : il est intégralement structuré en XML, ce qui le rend lisible par des systèmes informatiques, mais pas directement par un être humain sans logiciel dédié.
Applications et contextes d’utilisation
UBL est particulièrement adapté aux entreprises qui :
- opèrent dans des secteurs à forte dimension industrielle (automobile, aéronautique, chimie) ;
- entretiennent des relations commerciales à l’international, notamment avec des partenaires européens ou américains ;
- gèrent des flux de facturation élevés et disposent d’un ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) intégré.
Exemple concret : un équipementier automobile qui échange des milliers de factures par mois avec des constructeurs européens bénéficiera pleinement de l’automatisation totale offerte par UBL. Son ERP peut intégrer nativement ce format, sans aucune intervention manuelle.
Avantages
- Double lecture : lisible aussi bien par des utilisateurs humains que par des machines ;
- Simplicité d’usage : idéal pour les structures qui génèrent déjà des PDF et souhaitent une transition en douceur ;
- Compatibilité franco-allemande : facilite les échanges commerciaux avec des partenaires en Allemagne via ZUGFeRD 2.4 ;
- Conformité à la norme EN16931 ;
- Format le plus utilisé en France, notamment plébiscité par les éditeurs de logiciels de facturation.
Limites
- Le nombre de champs de données est plus limité que dans UBL ou CII, ce qui peut être contraignant pour des opérations commerciales très complexes ;
- Un risque de désynchronisation existe entre le contenu du PDF et celui du fichier XML si la génération est incorrecte — compromettant la conformité de la facture.
Format CII : pour les grandes structures
Définition et structure technique
Le format CII (Cross Industry Invoice) est également un fichier XML pur, développé par l’organisation UN/CEFACT des Nations Unies. Conçu pour gérer des transactions intersectorielles sophistiquées, il est reconnu à l’échelle mondiale.
Comme UBL, CII n’inclut pas de document PDF. Son exploitation requiert des systèmes informatiques compatibles ou des plateformes intermédiaires capables de le lire et de le traiter.
Applications et contextes d’utilisation
CII est particulièrement recommandé pour les entreprises qui :
- traitent des opérations commerciales complexes impliquant plusieurs devises, des remises graduées, ou des pénalités de retard ;
- gèrent des réseaux de distribution multicanale avec de multiples points de vente et entrepôts ;
- opèrent dans le secteur du e-commerce à grande échelle ou dans de grandes chaînes de distribution.
Exemple concret : un grand distributeur avec des filiales dans plusieurs pays, des prix variables selon les volumes commandés et des conditions de paiement différenciées par client trouvera dans CII une structure de données suffisamment riche pour couvrir l’ensemble de ses cas d’usage.
Avantages
- Interopérabilité internationale : reconnu et utilisé dans de nombreux pays, notamment au sein de l’Union Européenne ;
- Automatisation avancée : la structure XML permet une intégration directe dans les ERP et systèmes de gestion comptable ;
- Richesse de données : ce format peut embarquer jusqu’à 2 000 champs de données, dont des numéros de bons de commande, des références de conteneurs ou d’autres informations commerciales spécifiques ;
- Conformité à la norme EN16931 : toutes les mentions obligatoires sont prises en charge.
Limites
- Illisible sans logiciel spécialisé, tout comme UBL ;
- Moins répandu en France et en Europe qu’UBL, ce qui peut compliquer les échanges avec des partenaires locaux ;
- Sa mise en œuvre exige une infrastructure informatique mature et un accompagnement technique qualifié.
| Format | Type de fichier | Lisible par un humain | Richesse de données | Idéal pour |
| Factur-X | PDF + XML | Oui | Limitée | TPE, PME, ETI |
| UBL | XML pur | Non | Très élevée | Grandes entreprises, flux internationaux |
| CII | XML pur | Non | Très élevée | Grands groupes, exportateurs |
Comment choisir le bon format pour votre entreprise ?
Le choix du format de facture électronique n’est pas anodin. Il impacte directement la conformité réglementaire, le niveau d’automatisation de vos processus comptables et la fluidité de vos échanges avec vos partenaires commerciaux. Voici les critères essentiels à analyser avant de prendre votre décision.
Identifier vos besoins et votre volumétrie
La première question à se poser est celle du volume de factures que vous émettez et recevez chaque mois. Une TPE qui traite une vingtaine de factures par mois n’a pas les mêmes exigences qu’une ETI qui en gère plusieurs milliers.
- Volume faible à modéré : Factur-X offre la simplicité nécessaire sans surcharger vos équipes.
- Volume élevé : UBL ou CII permettent une automatisation totale et une intégration native dans les ERP, réduisant considérablement le temps de traitement.
Analyser vos outils et processus comptables existants
Votre format doit être compatible avec vos logiciels de gestion actuels. Posez-vous les questions suivantes :
- Votre logiciel de comptabilité ou votre ERP prend-il en charge nativement l’un des trois formats ?
- Disposez-vous d’une équipe technique capable d’intégrer un fichier XML pur (UBL ou CII) ?
- Votre logiciel de facturation génère-t-il déjà des PDF ? Si oui, Factur-X représente la transition la plus naturelle.
Un format mal intégré à vos outils existants génère des saisies manuelles supplémentaires — l’inverse de ce que la réforme cherche à accomplir.
Prendre en compte vos partenaires commerciaux
La facturation électronique est un échange bilatéral. Le format que vous choisissez doit être compatible avec celui de vos clients et fournisseurs. Quelques repères utiles :
- Partenaires français de petite taille : Factur-X est le format le plus répandu en France ; il maximise les chances de compatibilité.
- Partenaires européens : UBL est largement adopté au sein de l’Union Européenne.
- Partenaires hors UE : CII, standard international de l’ONU, est souvent privilégié pour les échanges avec l’Asie ou les États-Unis.
À noter : les plateformes agréées (PA) peuvent assurer la conversion entre formats. Si votre partenaire utilise un format différent du vôtre, votre PA peut gérer cette interopérabilité de manière transparente.
Tenir compte de votre secteur d’activité
Certains secteurs ont des usages établis qu’il est utile de connaître :
- Industrie, automobile, aéronautique : UBL est souvent le standard imposé par les donneurs d’ordres.
- E-commerce et grande distribution : CII offre la richesse de données nécessaire pour gérer des catalogues complexes et des conditions tarifaires multiples.
- Artisanat, services, professions libérales, TPE/PME : Factur-X est la solution la plus accessible et la plus adaptée.
Vérifier la compatibilité avec les plateformes agréées
Quel que soit le format retenu, vos factures électroniques devront transiter par une plateforme agréée (PA), certifiée par l’administration fiscale. Assurez-vous que la PA que vous envisagez de choisir prend en charge votre format et s’intègre correctement à vos outils de gestion.
Mettre en place la facturation électronique en toute conformité
Choisir le bon format est une étape importante, mais elle s’inscrit dans un projet de transformation plus large. Voici les principales étapes pour déployer la facturation électronique au sein de votre organisation dans les meilleures conditions.
Étape 1 : Choisir votre plateforme agréée (PA)
Le choix de la plateforme agréée (PA) est la décision la plus stratégique de votre mise en conformité. C’est par cet intermédiaire certifié par l’État que transitent toutes vos factures électroniques — à l’émission comme à la réception — et que vos données sont transmises à l’administration fiscale.
Pour choisir votre PA, vérifiez en priorité les points suivants :
- Statut d’immatriculation : la plateforme figure-t-elle sur la liste officielle publiée sur impots.gouv.fr ? Privilégiez une PA dont l’immatriculation est définitive ou dont la communication sur son statut est transparente.
- Intégration avec vos outils : la PA dialogue-t-elle nativement avec votre logiciel de comptabilité ou votre ERP, via API ou SFTP ?
- Sécurité des données : la certification ISO 27001 est un indicateur fiable de maturité en matière de protection des données financières.
- Évolutivité : la solution peut-elle s’adapter à la croissance de votre organisation ?
- Qualité du support client : en cas de blocage, la réactivité du support est déterminante.
À noter : le projet de portail public de facturation (PPF) gratuit géré par l’État a été définitivement abandonné à l’automne 2024. Le recours à une PA privée est désormais la seule voie possible.
Étape 2 : Adapter votre organisation administrative
La réforme ne concerne pas uniquement le service comptabilité. Elle impacte l’ensemble des départements impliqués dans les processus de facturation : commercial, juridique, achats, informatique.
Il est recommandé de :
- Recenser tous vos processus de facturation existants et cartographier les flux concernés ;
- Identifier les applications métier impactées par la réforme dans chacun de vos services ;
- Mettre à jour vos modèles de factures pour intégrer les nouvelles mentions obligatoires (numéro SIREN du client, nature des opérations facturées, adresse de livraison si différente, etc.).
Étape 3 : Former vos équipes
L’adoption de nouveaux formats et d’une nouvelle plateforme ne se fait pas sans accompagnement humain. Vos équipes doivent comprendre :
- les principes de la facturation électronique et les obligations qui en découlent ;
- le fonctionnement de la PA retenue et les statuts de factures associés (déposée, rejetée, refusée, encaissée) ;
- les nouvelles procédures à suivre en cas d’anomalie ou de litige.
Un plan de formation structuré, idéalement animé avec le support de votre intégrateur logiciel, est un investissement qui conditionne directement la réussite de votre transition.
Étape 4 : Informer vos fournisseurs et partenaires commerciaux
La facturation électronique est une obligation partagée. Vos fournisseurs devront être en mesure de vous transmettre des factures conformes dès septembre 2026. Il est conseillé de les informer en amont de vos attentes en matière de format et de vous assurer qu’ils auront choisi une PA compatible.
De même, informez vos clients des modalités de transmission de vos factures électroniques, notamment de votre adresse électronique de facturation référencée dans l’annuaire national — ouvert depuis le 18 septembre 2025 par la DGFiP et l’AIFE.
Étape 5 : Sécuriser l’archivage de vos factures
Les factures électroniques doivent être conservées pendant 10 ans dans leur format d’origine. Vérifiez que votre PA propose une solution d’archivage à valeur probante intégrée, ou que vous disposez d’un système d’archivage conforme en interne.
Certaines plateformes proposent également des services complémentaires à valeur ajoutée : signature électronique, gestion des notes de frais, paiement intégré, tableaux de bord et reporting en temps réel. Ces fonctionnalités peuvent contribuer à transformer la contrainte réglementaire en véritable levier d’efficacité opérationnelle.
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FAQ
Un PDF classique peut-il encore être utilisé après septembre 2026 ?
Non. Un fichier PDF ordinaire, transmis par e-mail ou généré sans données XML structurées intégrées, ne sera plus conforme à la réglementation à compter du 1er septembre 2026. Seuls les formats UBL, CII et Factur-X (qui intègre un PDF/A-3 enrichi de données XML) sont autorisés.
Puis-je utiliser plusieurs formats différents selon mes clients ?
Oui. Vous pouvez émettre vos factures dans différents formats selon les besoins de vos partenaires commerciaux, à condition que votre plateforme agréée prenne en charge ces formats et soit capable d’assurer la conversion si nécessaire.
Ma plateforme agréée peut-elle convertir les formats entre eux ?
Oui, c’est l’une des fonctionnalités essentielles d’une PA. Elle peut convertir automatiquement une facture d’un format vers un autre pour garantir l’interopérabilité entre les différents acteurs de la chaîne de facturation.
Que se passe-t-il si mon fournisseur n’a pas encore choisi de PA en septembre 2026 ?
Dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. En revanche, l’obligation d’émettre ne s’applique aux PME qu’à partir du 1er septembre 2027. Si l’un de vos fournisseurs est une PME, il disposera donc d’un délai supplémentaire pour se mettre en conformité.
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de la réforme ?
Les amendes sont fixées à 15 € par facture non conforme (plafonnées à 15 000 € par an) et à 250 € par manquement dans le cadre du e-reporting (même plafond). L’administration a précisé qu’elle ne sanctionnerait pas la première infraction constatée.