Un coffre-fort salarié est un système d’archivage électronique (SAE) qui permet de stocker et distribuer des documents à valeur probante. Il permet notamment de mettre à disposition des salariés leur bulletin de salaire sur une plateforme sécurisée.
Mais comment choisir et mettre en œuvre un coffre-fort salarié au sein de votre entreprise ?
Avant de se lancer dans le choix de votre futur coffre-fort salarié, il est important de travailler sur l’expression des besoins. Il va vous permettre de mieux identifier les critères de choix et les fonctionnalités nécessaires.
Cela passera notamment par une analyse de votre volumétrie de documents, de vos types de documents à stocker et des règles de conservation de chacun.
Cette analyse sera également l’occasion de mener une étude approfondie des process internes de l’équipe RH sur la sécurité et la traçabilité des documents, sur les problématiques rencontrées et le temps perdu sur des taches chronophages.
Enfin, il vous faudra vous projeter. À quels enjeux devrez-vous répondre en matière de stockage des informations relatives à votre personnel ? A quels enjeux sociétaux et environnementaux peut répondre un coffre-fort salarié ?
Mener ce travail d’analyse, avec votre équipe RH, vous permettra ensuite d’identifier le coffre-fort dont vous avez besoin pour vos entreprise et vos salariés.
Le décret n° 2018-418 a indiqué certaines modalités à respecter pour la mise en place d’un coffre-fort salarié au sein de son entreprise. Pour résumer, ce décret indique qu’il est important que votre solution de coffre-fort respecte des normes de sécurité, de traçabilité et de protection des données parmi lesquelles :
• La norme AFNOR NF Z 42-020, qui reprend les différentes spécificités techniques auxquelles doit répondre le coffre-fort numérique afin de garantir l’intégrité des documents lors de leur stockage et archivage.
• La norme AFNOR NF Z 42-025, sur la gestion du bulletin de paie électronique.
• La norme ISO 27001, relative à la preuve de la sécurité du système d’information.
• La norme ISO 9001, relative aux sites de stockage des données.
• Être en conformité avec les normes de la RGPD.
• Posséder le label délivré par la Fédération Nationale des Tiers de Confiance en ce qui concerne les procédures d’horodatage, de journal des preuves, de calcul d’empreintes et de signature électronique des documents stockés sur le coffre-fort numérique.
D’autres critères de choix propres à la stratégie et à l’organisation de l’entreprise peuvent être pris en compte.
Au-delà du choix de la solution, il est également important de suivre certaines conduites pour mettre en place un coffre-fort salarié au sein de votre structure.
La règlementation qui a évolué depuis le décret de la loi El Khomri de 2016 et le contexte sanitaire ont accéléré la dématérialisation des bulletins et amélioré l’adhésion des salariés.
L’employeur n’a aucune obligation légale de mettre en œuvre ces solutions mais s’il prend la décision de le faire, il doit respecter quelques règles.
L’employeur a l’obligation d’informer ses salariés 30 jours avant et de leur préciser leurs droits de refuser cette dématérialisation par l’envoi d’un courrier.
Notez que tout refus devra être clairement exprimé, horodaté et signé par le salarié.
Dématérialiser les bulletins de salaire dans un coffre-fort est un changement important dans l’entreprise car il touche chaque personne et impacte aussi les process RH de l’entreprise.
La conduite au changement de ce projet passe donc par une communication forte en amont et des explications au sein de l’entreprise pour rassurer les salariés notamment ceux qui seraient moins à l’aise avec les nouvelles technologies.
Choisir et mettre en œuvre un coffre-fort salarié est aussi l’opportunité de revoir les process au sein de l’entreprise. Identifier les flux de documents, les digitaliser et assurer une traçabilité et une sécurité sont les enjeux principaux des entreprises qui ont une démarche de transformation. Il sera donc essentiel de former les personnes pour une bonne prise en main des outils et la compréhension des flux documentaires.
Le rôle de votre intégrateur va être de :
Vous vous sentez concerné par ce sujet au sein de votre entreprise ? Vous vous posez des questions sur les impacts dans vos équipes et votre organisation ?
N’hésitez pas à contacter Naviso, notre équipe de consultants est à votre disposition pour répondre à vos questions.