Gérer le système de paie des employés, voilà qui n’est pas une mince affaire !
Dans cet article, nos consultants formateurs paie vous délivrent les 5 bonnes pratiques pour démarrer la gestion de votre paie !
Gestion de la paie : Les 5 bonnes pratiques pour démarrer !
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Être formé au métier de la paie
La paie est un métier qui demande de la pratique : c’est en forgeant que l’on devient forgeron !
Il est important de se former initialement pour maîtriser les connaissances de base et de se perfectionner tout au long de sa carrière pour acquérir l’ensemble des compétences d’un bon gestionnaire de paie.
En effet le métier évolue en permanence car il est calqué sur les évolutions législatives sociales, les conventions collectives et le droit du travail, il faut donc être en veille permanente.
Savoir utiliser le logiciel de paie tout en sachant traiter les bulletins de salaire manuellement !
Cela peut vous paraître surprenant, mais le conseil que l’on peut vous donner, c’est de savoir traiter un bulletin de salaire à la main comme si vous n’aviez pas de logiciel de paie.
Le logiciel est un outil qui nous permet d’aller plus vite mais il est important de savoir comment fonctionne techniquement la paie pour pouvoir contrôler ce que calcule le logiciel ! Cela vous permettra aussi de produire des paies fiables.
Il est évidement important d’être formé à l’utilisation du logiciel de paie et de bien connaître ses fonctionnalités.
Traiter les éléments de la paie (collecte, production, vérification, restitution)
Être curieux comme un chat mais muet comme une carpe, en voilà une belle expression. Tout en faisant preuve de curiosité le gestionnaire de paie devra être discret et respecter la confidentialité.
Il devra faire preuve d’ingéniosité pour mettre en place des process de travail, pour collecter des données fiables et utiles à la production de la paie, auprès de différents interlocuteurs, tels que les salariés, le service RH ou bien encore la direction.
Ceci afin d’aborder sereinement la production de la paie et la vérification des bulletins pour en assurer la restitution auprès des salariés.
Maîtriser les rouages de la DSN
La DSN (Déclaration Sociale Nominative) : une épée Damoclès au-dessus de la tête du gestionnaire de paie ? C’est lors des traitements DSN, qu’ils soient périodiques ou épisodiques, que le Gestionnaire de paie est susceptible d’identifier des anomalies ou que les organismes tiers peuvent lui en faire remonter.
Il est important de bien maîtriser les informations saisies dans le logiciel de paie qui ont un impact direct sur les déclarations sociales produites via la DSN au-delà du traitement des bulletins de salaire.
C’est en effet la DSN qui permet de faire le lien avec les divers organismes affiliés au dossier, il est donc nécessaire de produire des déclarations fiables.
La DSN impose donc d’être rigoureux et précis dans les traitements.
Identifier les besoins périphériques à la paie
Vous l’aurez bien compris, le gestionnaire de paie n’est pas un simple presse bouton !
Et une fois les bulletins de salaire et la DSN établie, son travail ne s’arrête pas là, en effet on lui demande de plus en plus de restituer de l’information auprès des autres services de l’entreprise.
Il pourra être amené à travailler avec le service comptabilité, le service RH… via la production de tableaux de bord, des écritures comptables de paie, d’extractions diverses pouvant être utiles à l’entreprise dans sa gestion et pour les prises de décision.
Au-delà de mettre simplement à disposition un logiciel de paie, l’équipe Naviso vous accompagne dans tout le processus de traitement de la paie afin que vous obteniez en toute autonomie les compétences indispensables d’un bon gestionnaire de paie.