La carte bancaire professionnelle est un outil incontournable pour tout dirigeant de société. Elle vous permet de payer les achats liés à votre activité avec des plafonds de règlement adaptés. La Carte Bancaire (CB) de votre entreprise présente d’autres atouts : cloisonnement des dépenses, saisie comptable facilitée, suivi budgétaire simplifié, etc.
Dans cet article, on vous détaille les avantages de la carte de paiement professionnelle, et on vous propose des astuces pour choisir la vôtre.
Les avantages de la carte bancaire professionnelle
Résumé de la page en 4 points
- Une carte bancaire professionnelle est une carte de paiement mise à la disposition d’un dirigeant ou d’un salarié, afin qu’il puisse effectuer des dépenses pour le compte de l’entreprise.
- Différentes formules existent pour répondre au mieux à vos besoins : cartes à débit immédiat ou différé, cartes de crédit ou cartes prépayées.
- Les avantages d’une carte bancaire professionnelle sont nombreux : bénéficier de plafonds de règlement adaptés, isoler les dépenses de votre entreprise, simplifier votre saisie comptable, etc.
- L’accès à des facilités de trésorerie, des assurances professionnelles et l’intégration comptable de vos flux bancaires peuvent aussi constituer des services utiles.
Qu’est-ce qu’une carte bancaire professionnelle et comment fonctionne-t-elle ?
Comme pour vos dépenses personnelles, la carte bancaire est aujourd’hui un outil incontournable pour le paiement de vos achats professionnels.
Carte bancaire professionnelle : définition et rôle
Une carte bancaire professionnelle est une carte de paiement liée au compte bancaire de l’entreprise, et confiée à son dirigeant ou à un de ses salariés. Elle lui permet de procéder aux dépenses requises par l’exercice de ses fonctions, sans impacter sa trésorerie personnelle.
Le détenteur d’une CB professionnelle peut l’utiliser pour régler :
des frais de déplacement (train, avion, hôtel, etc.)
des repas d’affaires
des achats de fournitures et matériels
l’abonnement à des logiciels
des dépenses de formation
…
Les différents types de cartes bancaires professionnelles
Si vous décidez de vous doter d’une CB professionnelle, vous avez le choix entre différents types de cartes.
La carte à débit immédiat
Elle est la formule la plus répandue. Vos dépenses sont débitées de votre compte dès que vous les engagez. Vous pouvez ainsi suivre l’évolution de votre solde bancaire en temps réel.
La carte à débit différé
Vos paiements par carte se cumulent et sont prélevés à une date fixe, généralement en fin de mois. Cette option vous offre une plus grande souplesse dans la gestion de votre trésorerie professionnelle.
La carte de crédit
Elle n’est pas directement rattachée au compte de l’entreprise, mais à une réserve d’argent mise à votre disposition par la banque. Vous pouvez la mobiliser dans les limites prévues, moyennant le versement d’intérêts.
La carte prépayée
Ces cartes sont généralement confiées aux salariés pour qu’ils puissent effectuer leurs dépenses professionnelles sans devoir faire de notes de frais. Elles ne sont pas reliées au compte courant de l’entreprise, mais sont alimentées par un référent désigné (responsable financier, comptable ou dirigeant).
Le choix entre carte virtuelle et physique
Vous pouvez solliciter une carte physique ou vous contenter d’une carte virtuelle, qui vous permet de régler vos achats grâce à une solution de paiement mobile, telle qu’Apple Pay ou Google Pay. En revanche, les retraits d’espèces sont impossibles avec cette seconde solution.
Par ailleurs, une carte physique reste requise pour certaines transactions (plein d’essence dans une station en libre-service, péage autoroutier, etc.). Vous devez aussi la privilégier si vous réalisez souvent des déplacements à l’étranger.
Curieux de voir quelles économies vous pourriez faire avec un compte pro directement relié à votre logiciel de comptabilité ? Prenez contact avec l’un de nos experts et découvrez tous les avantages associés.
Les avantages concrets d’une CB pro pour votre entreprise
Vous doter d’une carte bancaire professionnelle peut vous apporter plusieurs avantages dans la gestion de votre activité.
Séparer vos dépenses professionnelles et personnelles
L’ouverture d’un compte pro vous permet d’isoler les dépenses de votre entreprise. Or, un cloisonnement strict est compliqué à mettre en œuvre si vous ne vous dotez pas d’une carte bancaire dédiée.
Par exemple, il est fort à parier que votre papeterie de quartier ou que votre agence postale n’accepte pas les paiements par virement. Vous vous retrouvez alors contraint d’utiliser votre carte personnelle pour régler vos dépenses professionnelles. En plus de complexifier votre gestion comptable, vous risquez d’oublier d’enregistrer ces achats et de déduire la TVA correspondante.
Bénéficier de conditions adaptées à vos besoins
Votre activité peut impliquer des dépenses importantes, qui rendent inadaptés les plafonds de règlement de votre carte bancaire personnelle.
En souscrivant à une CB pro, vous pouvez négocier les conditions d’utilisation de votre compte. En plus des plafonds de paiement et de retrait, vous pouvez par exemple demander une autorisation de découvert, ou tenter de diminuer certains frais bancaires.
Simplifier la saisie comptable de vos relevés bancaires
Isoler les transactions de votre entreprise sur un compte dédié permet de faciliter vos travaux de saisie comptable. Vous n’avez pas besoin de vous demander si chaque ligne de votre relevé correspond à une dépense professionnelle ou privée.
De cette manière, votre carte et votre compte pro vous ouvrent la possibilité d’automatiser l’enregistrement de vos flux bancaires. Une telle démarche vous offre un gain de temps et une réduction du risque d’erreurs de saisie. Pour cela, vous devez utiliser un logiciel qui intègre cette fonctionnalité, et le paramétrer de manière à garantir une transition fluide de vos process.
Nos équipes se tiennent à votre disposition pour vous aider à choisir votre solution de gestion comptable, puis à la déployer au sein de votre entreprise.
Nos logiciels de comptabilité
Pennylane
PennylaneComptabilité
Gagnez du temps avec Pennylane, automatisez vos processus comptables et centralisez vos données financières dans un seul et même outil.
Quadra Entreprise
CegidComptabilitéGestion commercialePaie
Gérez votre gestion commerciale,comptabilité ou paie ou au sein d’un seul et même outil. Quadra, l’ERP modulaire imaginé pour les TPE/PME.
Suivre vos dépenses professionnelles en temps réel
En optant pour une carte à débit immédiat reliée à votre compte professionnel, vous pouvez suivre l’évolution de vos dépenses et de votre solde bancaire en temps réel. Vous pouvez ainsi contrôler la cohérence de vos charges avec les budgets établis en début d’exercice. Le cas échéant, vous pourrez adapter le rythme de vos achats.
Si la trésorerie de votre entreprise est serrée, vous pouvez plus facilement éviter de vous retrouver avec un solde débiteur. Ainsi, vous réduisez votre risque d’être confronté au versement d’agios ou à des refus de paiement.
Mettre fin aux avances personnelles
Pour un dirigeant ou un salarié, régler ses dépenses professionnelles avec ses propres moyens de paiement n’est pas idéal. Il doit procéder à l’avance des fonds avec ses deniers personnels, ce qui peut créer des difficultés en cas de budget serré. Cette formule implique par ailleurs de rédiger et de faire valider des notes de frais, ce qui peut s’avérer chronophage.
En dotant vos collaborateurs de cartes de paiement, ils n’ont plus à avancer leurs dépenses professionnelles. Cette solution permet de gagner du temps et de préserver l’épargne personnelle de vos salariés.
Services et fonctionnalités qui changent tout au quotidien
Avant de choisir votre carte d’entreprise, étudiez les offres de plusieurs établissements dans le détail. Certaines fonctionnalités peuvent révolutionner la gestion de vos frais professionnels et de ceux de vos collaborateurs.
Des plafonds de paiement personnalisables
La possibilité d’ajuster les plafonds de vos cartes de paiement permet d’adapter leurs capacités aux besoins de vos salariés. Cette démarche vous assure de maîtriser les charges de votre entreprise en fixant des conditions d’utilisation claires.
Le paiement différé
Vous avez la possibilité d’adopter une carte à débit différé. Cette solution vous permet de réaliser vos achats sans impacter votre solde bancaire, en attendant votre prélèvement mensuel en fin de mois. Elle apporte donc de la souplesse à la gestion de vos dépenses professionnelles, mais requiert un suivi budgétaire rigoureux pour éviter les incidents de paiement.
L’accès à des facilités de trésorerie
En ouvrant votre compte pro, vous pouvez négocier des facilités de trésorerie adaptées à vos besoins. C’est un autre moyen d’assouplir la gestion de vos dépenses, mais soyez vigilant aux agios liés à ses solutions : les taux d’intérêt sont souvent élevés.
Trois options principales s’offrent à vous.
- L’autorisation de découvert, qui est en principe permanente.
- La facilité de caisse, qui a un fonctionnement proche du découvert, mais une durée limitée. Vous devez renouveler votre demande à chaque fois que vous en avez besoin.
- Le crédit de campagne, qui est adapté au financement des décalages de trésorerie créés par les activités saisonnières.
Des assurances pour vos voyages et vos achats professionnels
Les cartes bancaires professionnelles vous permettent souvent de bénéficier d’assurances pour votre activité. Les couvertures les plus courantes sont les suivantes.
- Des protections pour vos voyages : pertes de bagages, retards d’avion ou de train, frais médicaux à l’étranger, etc.
- Des garanties supplémentaires sur vos achats professionnels.
- Une protection contre l’utilisation frauduleuse de vos moyens de paiement.
L’intégration automatique des transactions dans la comptabilité
Une intégration directe avec votre logiciel comptable représente un atout majeur pour un compte pro. Elle vous permet de reporter automatiquement vos transactions bancaires dans les journaux de votre entreprise. Vous n’avez plus qu’à vérifier que vos flux ont été rattachés aux comptes adéquats et que la TVA a été traitée correctement.
Cette automatisation limite aussi les risques d’écarts sur vos états de rapprochement bancaires. Au final, c’est un gain de temps conséquent, que vos équipes peuvent allouer à des tâches à plus forte valeur ajoutée !
Bon à savoir : D’autres outils peuvent être liés à votre compte professionnel, tels que la fourniture d’un terminal de paiement électronique (TPE), une application de facturation, un outil de gestion des notes de frais, etc.
Comment choisir et optimiser votre carte professionnelle ?
Le choix de votre carte pro est stratégique pour maximiser les avantages offerts par votre nouveau moyen de paiement. Voici quelques conseils qui devraient vous aider dans votre décision.
Commencez par définir clairement vos besoins et les fonctionnalités que votre carte doit réunir.
Assurez-vous que les plafonds proposés soient adaptés à vos habitudes de dépenses. Si vous anticipez une croissance de votre activité, il faut en tenir compte.
Soyez vigilant aux conditions tarifaires des paiements et retraits à l’étranger si vous effectuez souvent des déplacements professionnels.
Vérifiez les assurances liées à votre CB pro.
Étudiez les opportunités de gestion en ligne : ergonomie de l’application mobile, plafonds de paiement ajustables en autonomie, etc.
Parcourez les brochures tarifaires des différents établissements pour prévenir les frais bancaires cachés.
Nos experts peuvent vous accompagner dans le choix et le déploiement de vos solutions comptables, ce qui inclut la gestion de vos cartes professionnelles. Par exemple, le logiciel de comptabilité Pennylane peut constituer une opportunité intéressante, puisque votre abonnement vous donne accès gratuitement à un compte pro et à des cartes bancaires en nombre illimité. Ainsi, vous réduisez vos coûts, tout en optimisant les synergies entre votre compte pro et votre comptabilité !
Prêt pour faire des économies ?
Gagnez du temps et réduisez vos coûts en automatisant votre comptabilité grâce à un logiciel de comptabilité qui intègre un compte pro.
Intégrateur de logiciel de comptabilité, Naviso vous accompagne dans le choix et le déploiement de votre nouveau logiciel et optimise la gestion de votre entreprise.
97 kb
FAQ
Quelle est la meilleure carte bancaire pour les professionnels ?
Le choix de votre CB pro dépend avant tout des besoins de votre entreprise en matière de paiement. Vous pouvez aussi comparer les assurances liées à votre carte et les fonctionnalités complémentaires (logiciel de facturation, TPE, intégration comptable, etc.). Ainsi, la meilleure solution ne sera pas la même pour toutes les structures !
Quels sont les trois types de cartes bancaires ?
La carte de débit est la solution la plus répandue en France : elle vous permet de régler vos achats avec les fonds disponibles sur votre compte pro. La carte de crédit prélève vos paiements sur une réserve d’argent mise à disposition par votre banque, moyennant des intérêts. Enfin, la carte prépayée est alimentée par un dirigeant ou le comptable de l’entreprise, et est confiée à un salarié pour le règlement de ses frais professionnels.
Quel est le coût d’une carte bancaire professionnelle ?
Le coût de votre carte bancaire professionnelle dépend de l’établissement et des options retenues. Vous pouvez vous attendre à verser entre 50 € et 200 € par an et par moyen de paiement. Certains organismes proposent des cartes business gratuites, mais les fonctionnalités sont souvent restreintes (plafonds de règlement, nombre de transactions limitées, etc.).
Quelles dépenses peut-on payer avec une carte professionnelle ?
Avec une carte bancaire professionnelle, vous ne pouvez régler que les dépenses engagées dans l’intérêt de votre entreprise. Il peut s’agir de vos frais de déplacement, de vos formations, de vos achats de fournitures de bureau, etc. En revanche, vous ne devriez pas l’utiliser pour payer vos transactions personnelles, sous peine de complexifier votre gestion comptable et d’accroître vos risques de redressement fiscal.