Les 5 erreurs à éviter avec le passage à la facturation électronique

Une saturation des prestataires à l’approche de l’échéance, qui allonge les délais d’accompagnement et réduit la disponibilité du support.

Des coûts majorés par l’urgence, avec le risque d’accepter des solutions inadaptées faute d’alternatives disponibles.

L’absence de période de test, pourtant essentielle pour identifier et corriger les dysfonctionnements avant l’obligation légale.

En cas de non-conformité, l’administration fiscale prévoit des amendes de 15 € par facture non conforme, plafonnées à 15 000 € par an, et de 250 € par transmission manquante au titre de l’e-reporting. La première infraction constatée ne sera toutefois pas sanctionnée.

Nombre de dirigeants pensent que la réforme se résume à transmettre des factures dans un nouveau format. La réalité est plus nuancée : la réforme comporte deux volets distincts mais complémentaires.

Qu’est-ce que l’e-invoicing ?

L’e-invoicing désigne l’obligation d’émettre, de transmettre et de recevoir des factures électroniques pour les transactions B2B réalisées entre deux entreprises assujetties à la TVA établies en France. Ces factures émises devront respecter l’un des trois formats autorisés et transiter par une plateforme agréée.

Qu’est-ce que l’e-reporting ?

L’e-reporting correspond à l’obligation de transmettre certaines données de transaction et de paiement à l’administration fiscale. Il concerne les flux exclus du champ de l’e-invoicing, à savoir :

• les ventes aux particuliers (transactions B2C) ;
• les opérations réalisées avec des clients établis à l’étranger.

Ces deux obligations sont indissociables. Une entreprise qui maîtrise l’émission de ses factures électroniques mais néglige la transmission de ses données d’e-reporting reste en situation de non-conformité. Le rythme de transmission dépend par ailleurs de votre régime de TVA.

L’archivage est trop souvent perçu comme une simple fonctionnalité sans réelle valeur ajoutée. C’est malheureusement une erreur : l’archivage conditionne la valeur juridique de la facture électronique dès sa création et tout au long de son cycle de vie.

Qu’est-ce que la piste d’audit fiable ?

La piste d’audit fiable est l’ensemble des contrôles documentés qui établissent un lien continu et vérifiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui la justifie. Elle garantit l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture émise.

Pourquoi l’archivage des factures électroniques est-il essentiel ?

Les factures électroniques doivent être conservées pendant 10 ans dans leur format d’origine. Un archivage non conforme expose votre entreprise à plusieurs risques :

• l’impossibilité de prouver l’intégrité d’une facture en cas de contrôle fiscal ;
• l’absence de traçabilité fiable sur les statuts, les modifications ou les consultations ;
• une fragilité juridique face à une contestation d’un client, d’un fournisseur ou de l’administration fiscale.

celui qui établit les devis et les factures ;

celui qui assure la réception des factures fournisseurs ;

celui qui suit les paiements et les relances ;

Désigner un référent en interne, chargé de piloter le projet et de centraliser les questions.

Mettre en place un plan de formation couvrant les aspects réglementaires, techniques et opérationnels, notamment la gestion des statuts de factures (déposée, rejetée, refusée, encaissée) et le traitement d’une facture rectificative.

Fournir une documentation claire et une assistance au démarrage pour faciliter l’adoption des nouveaux processus.

Informer vos partenaires commerciaux en amont, afin de vous assurer que vos fournisseurs seront en mesure de vous transmettre des factures conformes.