Le droit du travail évolue en permanence et l’entretien professionnel ne fait pas exception. Depuis plus de dix ans, ce rendez-vous obligatoire structure le suivi des parcours professionnels en entreprise. Mais avec la réforme de 2025-2026, les règles changent en profondeur. Nouvelle périodicité, nouveaux thèmes obligatoires, nouveaux entretiens spécifiques : les équipes RH ont jusqu’au 1er octobre 2026 pour se mettre en conformité.
Ce guide est conçu pour vous accompagner pas à pas. Il répond aux questions les plus fréquentes, décrypte les dernières évolutions législatives, identifie les risques en cas de non-conformité et vous fournit une check-list opérationnelle pour préparer chaque entretien professionnel sans rien oublier.
Entretien professionnel obligatoire : le guide de conformité pour les RH
Résumé de la page en 4 points
- L’entretien professionnel est un entretien obligatoire pour tous les salariés qui porte sur l’évolution professionnelle.
- Les entretiens suivent un nouveau rythme (1-4-8 ans) avec 5 thèmes obligatoires et des entretiens mi et fin de carrière.
- Les sanctions en cas de non conformité aux entretiens professionnels peuvent coûter cher (abondement CPF de 3 000 €, majorations, dommages et intérêts…) et nécessite un suivi rigoureux.
- Pour vous accompagner dans ces changement et ne rien rater, Naviso met à votre disposition une checklist RH (recensement des salariés, planification des entretiens, retour sur les 5 thèmes obligatoires…)
L’entretien professionnel, de quoi parle-t-on exactement ?
Définition et objectifs
L’entretien professionnel obligatoire est un échange dédié à l’évolution professionnelle du salarié. Sa spécificité est qu’il ne porte pas sur l’évaluation de la performance. Son rôle est de faire le point sur les compétences, les souhaits de mobilité, les besoins de formation et les perspectives d’évolution à moyen et long terme.
Instauré par la loi du 5 mars 2014 et codifié à l’article L. 6315-1 du Code du travail, l‘entretien professionnel s’applique à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, et à tous les salariés, quel que soit leur contrat de travail (CDI, CDD, alternance, temps partiel). Il doit être organisé pendant le temps de travail et donner lieu à la rédaction d’un document écrit dont une copie est remise au salarié.
L’ancien cadre légal : ce qui s’appliquait jusqu’à la réforme
Avant l’entrée en vigueur de la réforme, les règles étaient les suivantes :
Un premier entretien à l’embauche, puis un entretien professionnel tous les 2 ans
Un état des lieux récapitulatif (bilan de parcours) tous les 6 ans
Des entretiens déclenchés systématiquement au retour de certains congés (maternité, parental, sabbatique, longue maladie, mandat syndical…
Entretien professionnel vs entretien annuel d’évaluation : ne pas confondre
C’est une erreur fréquente, et elle peut coûter cher :
- L’entretien annuel d’évaluation (EAE), souvent appelé à tort « entretien professionnel annuel », n’est pas imposé par le Code du travail. Il mesure les performances passées, les objectifs atteints, les résultats.
- L’entretien professionnel, lui, se projette vers l’avenir : compétences à développer, formations à envisager, parcours professionnel à construire.
La Cour de cassation a précisé que les deux entretiens peuvent se tenir le même jour, à condition que les sujets ne se confondent pas et que les comptes rendus soient distincts (Cass. Soc., 5 juillet 2023, n° 21-24.122). En pratique, il est fortement déconseillé de les fusionner : les salariés expriment plus librement leurs aspirations lorsque l’échange n’est pas teinté d’enjeux évaluatifs.
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Réformes 2025-2026 : ce qui change pour les employeurs
La loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025 marque un tournant significatif. Elle remplace officiellement l’entretien professionnel par l’entretien de parcours professionnel (EPP), avec une entrée en vigueur au 26 octobre 2025 pour les entreprises sans accord collectif, et au 1er octobre 2026 pour celles couvertes par un accord de branche ou d’entreprise.
Une nouvelle périodicité : le rythme 1 – 4 – 8 ans
| Avant la réforme | Depuis la réforme | |
| 1er entretien | A l’embauche (sans délai précis) | Dans l’année suivant l’embauche |
| Périodicité | Tous les 2 ans |
Tous les 4ans
|
| Etat des lieux récapitulatif | Tous les 6 ans |
Tous les 8 ans
|
Cette nouvelle temporalité vise à réduire la charge administrative tout en laissant plus de temps à une réflexion approfondie sur les parcours professionnels. Des accords collectifs peuvent toutefois prévoir une fréquence différente, sans jamais excéder 4 ans entre deux entretiens.
Point d’attention : la périodicité de 4 ans se calcule à partir de la date du dernier entretien réalisé, et non depuis la date d’entrée en vigueur de la réforme. Un salarié dont le dernier entretien professionnel a eu lieu en mars 2024 devra bénéficier de son prochain entretien de parcours professionnel au plus tard en mars 2028.
Un contenu enrichi : les 5 thèmes obligatoires
L’entretien de parcours professionnel doit désormais aborder cinq thématiques définies par l’article L. 6315-1 du Code du travail :
Les compétences et qualifications mobilisées dans le poste actuel, et leur évolution possible au regard des transformations de l’entreprise
Le parcours et la situation professionnels du salarié, en lien avec les évolutions des métiers et les perspectives d’emploi dans l’entreprise
Les besoins de formation, qu’ils soient liés à l’activité actuelle, à l’évolution du poste ou à un projet personnel
Les souhaits d’évolution professionnelle, pouvant ouvrir la voie à une reconversion, un bilan de compétences ou une validation des acquis de l’expérience (VAE)
L’activation du CPF (compte personnel de formation) et les informations sur le conseil en évolution professionnelle
Deux nouveaux entretiens obligatoires à des moments clés
La réforme introduit deux entretiens spécifiques qui s’ajoutent à la périodicité classique :
L’entretien de mi-carrière
Il doit être organisé dans un délai de 2 mois suivant la visite médicale de mi-carrière (aux alentours de 45 ans). Il aborde, en plus des thèmes habituels, la prévention de l’usure professionnelle et les éventuels aménagements de poste.
L’entretien de fin de carrière
lors du premier entretien de parcours professionnel intervenant dans les 2 ans précédant le 60e anniversaire du salarié, l’employeur doit aborder les conditions de maintien dans l’emploi, les possibilités de passage à temps partiel et les modalités de préparation à la retraite progressive.
Le rôle renforcé de l’OPCO et du CEP
Pour accompagner cette transformation, les entreprises de moins de 300 salariés peuvent mobiliser un conseil en évolution professionnelle (CEP) pour aider leurs salariés à préparer l’entretien de parcours professionnel. Par ailleurs, lorsqu’un accord de branche ou d’entreprise le prévoit, l’employeur peut faire appel à un conseiller de proximité assuré par l’OPCO dont il relève. Ces dispositifs constituent un soutien concret, particulièrement utile pour les entreprises qui n’ont pas de service RH structuré.
Des obligations accrues de traçabilité et de transparence
Les employeurs devront intégrer dans leur base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) un bilan des actions de formation issues des entretiens de parcours professionnels. Cette disposition, d’ordre public, ne peut pas être écartée par accord.
Les risques : quelles sanctions en cas de non-conformité ?
Ne pas organiser les entretiens professionnels n’est pas sans conséquences. Voici les risques concrets auxquels s’expose un employeur en cas de manquement.
L’abondement correctif du CPF : 3 000 € par salarié concerné
Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, si un salarié n’a pas bénéficié de ses entretiens de parcours professionnel sur une période de 8 ans et n’a pas suivi au moins une action de formation non obligatoire, l’employeur doit abonder son CPF à hauteur de 3 000 € (article L. 6323-13 du Code du travail).
La Cour de cassation a précisé, dans un arrêt du 21 janvier 2026 (n° 24-12.972), que cette sanction est subordonnée à deux conditions cumulatives :
- L’absence d’entretiens de parcours professionnels obligatoires
- L’absence de toute formation non obligatoire sur la période
Autrement dit, si le salarié a suivi une formation non obligatoire au cours des 8 années, même en l’absence partielle d’entretiens, l’abondement correctif ne s’applique pas automatiquement. Cette position, confirmée par la haute juridiction, limite les risques de contentieux pour les employeurs qui ont investi dans la formation de leurs équipes.
Si l’employeur ne procède pas spontanément à l’abondement, il peut être mis en demeure par l’administration. En cas de versement insuffisant ou d’absence de versement, il devra régler au Trésor public le montant de l’insuffisance, majoré de 100 %.
Des dommages et intérêts quelle que soit la taille de l’entreprise
Pour les entreprises de moins de 50 salariés, l’abondement correctif du CPF ne s’applique pas automatiquement. Toutefois, un salarié peut saisir le conseil de prud’hommes s’il démontre un préjudice lié à l’absence d’entretien professionnel — notamment une perte de chance d’évolution favorable de sa situation professionnelle. À titre d’exemple, un employeur a été condamné à 5 000 € de dommages et intérêts pour ne pas avoir organisé d’entretiens professionnels à une salariée pendant 13 ans (CA Lyon, 5 décembre 2019, n° 17/08426).
Un risque juridique global, indépendamment de l’effectif
Au-delà des sanctions financières, l’absence d’entretiens professionnels fragilise systématiquement la position de l’employeur en cas de litige sur l’évolution professionnelle d’un salarié, quelle que soit la taille de l’entreprise. Un suivi documenté et régulier est la meilleure protection.
Votre check-list RH pour un entretien 100 % conforme
Voici une liste chronologique des actions à mener pour garantir la conformité de chaque entretien de parcours professionnel.
Avant l’entretien
- Recenser l’ensemble des salariés et vérifier la date de leur dernier entretien professionnel
- Identifier les salariés approchant des échéances clés : première année, 4 ans depuis le dernier entretien, visite médicale de mi-carrière, 58-59 ans
- Informer le salarié de la tenue de l’entretien au moins 1 mois à l’avance, par écrit (email ou courrier), en précisant la date, l’heure et le lieu
- Mettre à disposition une trame d’entretien couvrant les 5 thèmes obligatoires définis par le Code du travail
- Vérifier que l’entretien est bien distinct de tout processus d’évaluation
- Paramétrer votre SIRH sur le nouveau rythme 1 – 4 – 8 ans pour automatiser les alertes et le suivi des échéances (consultez nos ressources sur les Logiciels SIRH)
Pendant l’entretien
- S’assurer que l’entretien se déroule pendant le temps de travail
- Aborder systématiquement les 5 thèmes obligatoires : compétences actuelles et évolution possible, parcours et situation professionnels, besoins de formation, souhaits d’évolution professionnelle, CPF et conseil en évolution professionnelle
- Pour les entretiens de mi-carrière : évoquer les mesures d’aménagement de poste et la prévention de l’usure professionnelle
- Pour les entretiens précédant les 60 ans : aborder les conditions de maintien dans l’emploi, le temps partiel et la retraite progressive
- Ne pas évaluer les performances du salarié. Pour rappel, l’entretien de parcours professionnel n’est pas un entretien annuel d’évaluation
- Laisser au salarié l’espace pour exprimer ses souhaits de reconversion, de mobilité interne ou externe, ses projets CPF
Après l’entretien
- Rédiger un compte rendu structuré mentionnant a minima : la date, le poste occupé, la synthèse des échanges, les actions de formation envisagées et les perspectives d’évolution professionnelle identifiées
- Remettre une copie du compte rendu au salarié
- Archiver le document dans le dossier du salarié et dans votre SIRH
- Assurer la traçabilité des actions de formation proposées à l’issue de l’entretien dans la BDESE
- En cas de refus du salarié de participer : conserver la preuve écrite de la convocation et du refus
- Vérifier, au moment de l’état des lieux récapitulatif (tous les 8 ans), que le salarié a bien bénéficié d’au moins une formation non obligatoire et d’une progression salariale ou professionnelle
Faites de cette obligation, un atout pour votre gestion RH
L’entretien de parcours professionnel n’est pas qu’une contrainte réglementaire. Bien piloté, il devient un outil stratégique au service de votre politique de gestion des compétences, de votre plan de développement des compétences et de vos outils GPEC. Il nourrit directement vos réflexions sur les plans de succession, la mobilité interne et la fidélisation des talents.
Les données collectées lors de ces entretiens permettent d’anticiper les besoins futurs, d’identifier les salariés à potentiel et de réduire le taux de turnover. Les équipes RH qui structurent rigoureusement leur campagne d’entretiens gagnent en lisibilité sur l’ensemble de leur capital humain (trame cohérente, un suivi dans leur SIRH et des managers bien formés).
La réforme de 2025-2026 vous laisse une fenêtre de préparation. Ne la laissez pas se refermer sans avoir pris les mesures nécessaires.
Et si vous simplifiez vos démarches ?
Entre les entretiens obligatoires, les entretiens de performance… vous devez jongler avec de nombreuses tâches administratives et RH. Facilitez votre travail et gagnez en sérénité ! Restez en conformité et simplifiez votre suivi grâce à un logiciel de SIRH conçu pour vous épauler au quotidien.
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FAQ
Qu’est-ce qui différencie l’entretien de parcours professionnel de l’entretien annuel d’évaluation ?
L’entretien de parcours est une obligation légale centrée sur la formation et l’évolution. L’entretien annuel évalue les performances ; les deux peuvent coexister, mais restent distincts.
Quelle est la périodicité de l’entretien de parcours professionnel depuis la réforme de 2025 ?
Depuis octobre 2025 : un entretien dans l’année suivant l’embauche, puis tous les 4 ans. Un état des lieux récapitulatif est réalisé tous les 8 ans.
Tous les salariés sont-ils concernés par l’entretien professionnel obligatoire ?
Oui, tous les salariés sont concernés, quel que soit leur contrat ou leur temps de travail. L’obligation s’applique à toutes les entreprises, sans condition d’effectif.
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de l’obligation d’entretien professionnel ?
Dans les entreprises de 50 salariés et plus, l’employeur doit abonder le CPF du salarié de 3 000 €. Dans les entreprises de moins de 50 salariés, le salarié peut réclamer des dommages et intérêts.
Quelle est la différence entre l’entretien de parcours professionnel et le bilan récapitulatif à 8 ans ?
L’entretien de parcours a lieu tous les 4 ans et porte sur l’évolution et la formation du salarié. Le bilan à 8 ans vérifie que le salarié a bénéficié de ses entretiens et d’une progression professionnelle.
Comment mon OPCO peut-il m’aider à mettre en œuvre l’entretien de parcours professionnel ?
Votre OPCO peut vous conseiller pour structurer vos entretiens, si un accord de branche le prévoit.
Un conseiller en évolution professionnelle (CEP) peut également accompagner les salariés des TPE/PME.
Quand les nouvelles règles de l’entretien de parcours professionnel s’appliquent-elles ?
Les nouvelles obligations s’appliquent depuis le 26 octobre 2025 sans accord collectif.
Avec un accord en cours de validité, la mise en conformité est fixée au 1er octobre 2026.
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